Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Onlineshop kaffepro.de. Sie erklärt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen wir sie weitergeben, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

SAPOK Group ApS, handelnd unter dem Namen »Kaffepro«
Navervænget 3, 4000 Roskilde, Dänemark
CVR-Nr. 42417157
E-Mail: info@kaffepro.de

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie uns bitte an info@kaffepro.de.

2. Besuch der Website

Wenn Sie kaffepro.de aufrufen, verarbeitet unser Shopsystem technisch notwendige Daten, zum Beispiel IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seiten, Browser und Gerät. Wir brauchen sie, um die Website auszuliefern, sie stabil und sicher zu betreiben und Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb des Shops.

3. Bestellung, Zahlung und Versand

Für Ihre Bestellung verarbeiten wir Name, Liefer- und Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, die bestellten Produkte, Zahlungsart und Zahlungsstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Ohne diese Angaben können wir die Bestellung nicht ausführen.

• Zahlung: Die Zahlung wickeln Zahlungsdienstleister ab (zum Beispiel Nexi für Kartenzahlungen, Apple Pay und Google Pay, sowie Klarna und PayPal). Sie erhalten die für die Zahlung nötigen Daten. Klarna und PayPal verarbeiten Daten auch in eigener Verantwortung, zum Beispiel für Identitäts- und Bonitätsprüfungen; dafür gelten deren Datenschutzhinweise, die Ihnen im Bestellvorgang angezeigt werden.
• Versand: Unser Lager und der Versanddienst DPD erhalten Name und Lieferadresse. Damit DPD Sie über die Zustellung informieren kann, geben wir auch Ihre E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Ihre Telefonnummer weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
• Rücksendungen: Für Rücksendungen über unser Rückgabe- & Versandportal verarbeiten wir Bestellnummer, Postleitzahl und die Angaben zur Rücksendung.

Nach dänischem Buchführungsrecht müssen wir Rechnungs- und Buchungsunterlagen 5 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres aufbewahren (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4. Kundenkonto

Wenn Sie ein Kundenkonto anlegen, speichern wir Ihre Angaben und Bestellungen, damit Sie diese einsehen können (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können das Konto jederzeit löschen lassen; gesetzlich aufzubewahrende Daten sperren wir bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist.

5. Kundenservice, Chat und Widerruf

Wenn Sie uns per E-Mail, über das Kontaktformular, die Funktion »Vertrag widerrufen« oder im Chat schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst lit. f). Dafür nutzen wir ein Helpdesk-System (Gorgias). Der Chat-Assistent auf unserer Website beantwortet Fragen automatisch mit Hilfe eines KI-Dienstes; geben Sie dort bitte keine sensiblen Daten ein. Anfragen speichern wir, solange wir sie bearbeiten, und danach höchstens 3 Jahre, damit wir bei Rückfragen und Gewährleistungsfällen den Verlauf kennen.

6. Newsletter und E-Mails

• Newsletter: Den Newsletter erhalten Sie nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Nach der Anmeldung bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über einen Link (Double-Opt-In). Für den Versand nutzen wir Klaviyo. Wir werten aus, ob E-Mails geöffnet und Links angeklickt werden, um den Newsletter zu verbessern.
• E-Mails an Kunden: Haben Sie bei uns gekauft, können wir Ihnen an die dabei angegebene E-Mail-Adresse Hinweise zu ähnlichen eigenen Produkten senden, zum Beispiel wenn ein Wasserfilter oder Pflegemittel nachgekauft werden sollte (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
• Sie können sich jederzeit über den Link in jeder E-Mail oder per E-Mail an info@kaffepro.de abmelden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

7. Produktbewertungen

Wenn Sie eine Bewertung abgeben, veröffentlichen wir sie mit dem Namen, den Sie dabei angeben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für Bewertungen nutzen wir den Dienst Rivyo.

8. Cookies, Statistik und Marketing

Technisch notwendige Cookies und ähnliche Technologien setzen wir ein, damit der Shop funktioniert, zum Beispiel für den Warenkorb, den Bestellvorgang und das Speichern Ihrer Cookie-Auswahl (§ 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Alle anderen Cookies und Technologien, zum Beispiel für Statistik (Google Analytics), Werbung und die Messung von Werbeerfolgen (zum Beispiel bei Google, in sozialen Netzwerken und bei Partnerprogrammen), setzen wir nur ein, wenn Sie im Cookie-Banner zugestimmt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Welche Dienste das im Einzelnen sind, sehen Sie im Cookie-Banner. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über »Cookie-Einstellungen« unten auf jeder Seite ändern oder widerrufen. Für das Cookie-Banner nutzen wir Cookie Information (Dänemark).

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn das für die genannten Zwecke nötig ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Empfänger sind:

• unser Shopsystem Shopify und Dienstleister, die für uns Daten verarbeiten (zum Beispiel für E-Mail, Kundenservice, Bewertungen, Lager und Versandabwicklung, Buchhaltung und IT), jeweils als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO,
• Zahlungsdienstleister und der Versanddienst DPD (siehe Ziffer 3),
• Werbe- und Analysedienste, nur mit Ihrer Einwilligung (siehe Ziffer 8),
• Behörden, Gerichte und Berater, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung unserer Rechte nötig ist.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht.

10. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Einige Dienstleister (zum Beispiel Shopify, Klaviyo, Gorgias und Google) sitzen in den USA oder in anderen Ländern außerhalb der EU oder greifen von dort auf Daten zu. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau besteht: auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (zum Beispiel des EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist) oder der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

11. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen (siehe Ziffern 3 bis 8). Danach löschen wir sie.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Schreiben Sie uns dazu an info@kaffepro.de.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; dann verwenden wir Ihre Daten dafür nicht mehr.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts in Deutschland oder bei der für uns zuständigen dänischen Behörde: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dänemark, www.datatilsynet.dk.

13. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Wenn Sie mit Klarna oder PayPal bezahlen, kann der jeweilige Anbieter in eigener Verantwortung eine automatisierte Prüfung vornehmen; Einzelheiten stehen in dessen Datenschutzhinweisen.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.